Как правильно заполнить счёт-фактуру
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить счёт-фактуру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.
Частые ошибки в счёте-фактуре
Ошибка: неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации.
Следствие: установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным.
Ошибка: из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана.
Следствие: НДС не возместят.
Ошибка: неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости.
Следствие: точную стоимость товара определить невозможно, значит, документ считается неинформативным.
Ошибка: неверное исчисление НДС.
Следствие: возможны вопросы и проверки со стороны налоговой.
Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии
В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.
Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.
Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.
Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.
В условиях договора участники сделки могут договориться о правилах выставления актов выполненных работ. К этому первичному документу, который является основанием для отражения работ в учете, а затраты – при расчете налога на прибыль. Иначе говоря, акт выполненных работ и счет-фактура считаются двумя невзаимозаменяемыми документами.
А значит, чтобы провести правильное оформление операции, поставщик должен предоставить счет-фактуру и подписанный акт выполненных работ.
Стоит отметить, что вышеупомянутые два документа можно заменить одним – унифицированным передаточным документом (УПД). Сравнение УПД и счета-фактуры представлено нами здесь.
Важно! Исполнитель, по предоставленным работам, выставляет счет-фактуру не позднее пяти дней со дня составления первичного документа (акт выполненных работ) на имя заказчика.
Что такое исправленный счёт-фактура
В Налоговом Кодексе РФ отсутствует такое понятие как «исправительный счёт-фактура». На практике применяются 4 типа счетов-фактур (СФ):
- стандартный — выставляется плательщиком НДС после отгрузки товара или выполнения работ (услуг);
- авансовый — выписывают при получении предоплаты за поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ;
- корректировочный — применяется при изменении количества, объёма или стоимости товаров (услуг или работ);
- исправленный. Про него мы расскажем дальше.
В Налоговом Кодексе РФ отсутствует такое понятие как «исправительный счёт-фактура». На практике применяются 4 типа счетов-фактур (СФ): С обычным вариантом вопросов нет. Проблемы, особенно у неопытного бухгалтера, могут возникнуть с разницей между корректировочного и исправленного СФ. У них похожие по смыслу наименования, но разные причины для выставления:
- корректировку проводят по обоюдному согласию сторон, когда изменяется количество, объём отгружаемых товаров или выполненных работ (услуг). Также причиной может стать согласованное изменение стоимости определённой партии товаров или этапа работ;
- исправления делают при обнаружении ошибок технического характера. Например, неправильно указан адрес, наименования поставщика, допущена опечатка при указании цены или названия товара.
Как зарегистрировать исправленный счёт-фактуру
Расскажем о регистрации документов в зависимости от срока обнаружения ошибок. Так, при своевременном выявлении неправильного СФ, до внесения его в учётную базу, лучше всего запросить скорректированный вариант документа. Такой способ не подойдёт при электронном оформлении счёта-фактуры с одновременным списанием товарных позиций со склада.
Особенности внесения информации о счёте-фактуре внутри отчётного периода:
- продавец вносит данные исправленного счёта-фактуры в книгу продаж. Туда же ещё раз включается ошибочный документ с минусовыми числовыми значениями. Тогда итоговая сумма по исправительным операциям станет равной последнему, корректному значению;
- покупатель отражает исправления в книге покупок. Алгоритм тот же. В результате, налоговая инспекция получает достоверные сведения о базе налогообложения: без задвоения сумм расходов.
По истечении отчётного периода и сдачи декларации по НДС:
- и покупатель, и продавец оформляют дополнительный лист книги покупок или продаж соответственно. В него вносят информацию по такому же принципу — сначала окончательный вариант с верными реквизитами, а затем исходный с минусом.
Разные даты в Акте и счет-фактуре
Во-первых, теперь законодательно определено, что счета-фактуры выставляются налогоплательщиком НДС не только при отгрузке товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, но и при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящей поставки товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав. Иначе говоря, с 01.01.2021 счета-фактуры выставляются продавцами — налогоплательщиками НДС и при получении авансов. Во-вторых, законодательно закреплен срок выставления «авансовых» счетов-фактур. Если до 01.01.2021 гл. 21 НК РФ предусматривала лишь сроки выставления счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг), то теперь свои сроки выставления имеют и «авансовые» счета-фактуры. Из пункта 3 ст. 168 НК РФ следует, что счета-фактуры выставляются налогоплательщиком в следующие сроки: при реализации товаров (работ, услуг) — в течение пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги), со дня передачи имущественных прав; при получении аванса — в течение пяти календарных дней со дня получения платы, частичной оплаты в счет предстоящих поставок. Таким образом, на выставление счета-фактуры закон отводит продавцу — налогоплательщику НДС всего пять календарных дней со дня отгрузки или получения предоплаты. В связи с тем, что налоговое законодательство не раскрывает понятия «отгрузка», у продавца могут возникнуть вопросы по поводу определения максимально возможного срока выставления счета-фактуры при реализации. При определении даты отгрузки товаров (работ, услуг) налогоплательщик должен руководствоваться нормами бухгалтерского законодательства. Следует напомнить, что п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» закреплено правило о том, что все хозяйственные операции, совершаемые организациями, в обязательном порядке оформляются первичными учетными документами, служащими основой для ведения бухгалтерского учета. По общему правилу, вытекающему из п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, для документального подтверждения хозяйственных операций организации применяют типовые формы учетных документов, разработанные и утвержденные Госкомстатом России. Дата выписки любого первичного бухгалтерского документа является его обязательным реквизитом. В силу этого под датой отгрузки для целей НДС налогоплательщик должен понимать дату первого по времени составления первичного документа, оформленного на покупателя (заказчика) или на перевозчика для доставки товаров покупателю. Именно такие разъяснения по этому поводу дал Минфин России в письме от 18.04.2021 N 03-07-11/110. О том, что при выполнении работ счет-фактура составляется в течение пяти дней со дня подписания акта выполненных работ, указывалось и в более раннем документе — письме Минфина России от 11.03.2021 N 03-04-05/02. Солидарны с мнением Минфина России и арбитры, о чем свидетельствует постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.06.2021 по делу N А21-5696/04-С1.
орядок выставления счетов-фактур определен ст. 168 НК РФ. Следует обратить внимание на то, что указанная статья НК РФ претерпела с 01.01.2021 значительные изменения, благодаря вступлению в действие Федерального закона от 26.11.2021 N 224-ФЗ «О внесении изменений в часть первую, часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Закон N 224-ФЗ).
Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2021 — 2020 годах
А что будет, если нарушить 5-дневный срок или оформить не авансовый счет-фактуру ранее, чем работы будут выполнены и приняты заказчиком? Такая календарная чехарда, если она происходит на границе налоговых периодов, может вызвать претензии контролеров и стать поводом для штрафа.
Другими словами, если разница между рассматриваемыми датами составляет более 5 дней, то, вполне возможно, что со стороны налоговых органов могут быть высказаны претензии относительно несовпадения дат первичного документа и счета-фактуры.
Таким образом, предельный срок выставления счетов-фактур исчисляется с даты отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Законодательно утвержденного порядка передачи электронных первичных документов не существует. А потому работа с электронным актом ничем не будет отличаться от работы с бумажным.
Акт выполненных работ и счет-фактура дата одного дня
Каким образом выписывает счет-фактуру одной датой, а акт выполненных работ или накладную — другой? Подрядчик выставил акт выполненных работ от 29 марта, а счет-фактуру — от 1 апреля. Он регистрируется в книге продаж за тот период, в котором возникло Именно в этот момент акт приемки выполненных работ обретает силу. Какой датой должны выставляться акты выполненных работ (сделанных одолжений) и счета-фактуры? Иными словами, данная графа отражает дату составления контрагентом Акта о приемке выполненных работ (форма N КС-2). По общепринятому правилу дата счета-фактуры и дата документов на отгрузку совпадают. Пунктом 3 ст. 168 НК РФ установлено, что счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Счета-фактуры на оказанные Услуги выставляются в сроки, определенные налоговым законодательством РФ.
Акт и счёт-фактура от разных дат
По общему правилу договоров купли-продажи право собственности на товар переходит в момент передачи вещи. Однако право собственности на отгруженный товар может переходить по мере оплаты покупателем этого товара, если такой порядок предусмотрен договором купли-продажи (ст. 223 ГК РФ). То есть продавец фактически передает товар покупателю, но право собственности остается за ним до момента оплаты. Применительно к положениям налогового законодательства реализации в момент передачи товара по таким договорам у организации-продавца не возникает. Должен ли в такой ситуации продавцом выставляться счет-фактура, ведь факта реализации еще не было?
Обязанность по составлению счета-фактуры возложена на налогоплательщика в случае реализации товаров (работ, услуг) (пункт 3 статьи 168 НК РФ). Счет-фактура оформляется не позднее пяти дней, считая со дня от грузки товара (выполнения работ, оказания услуг).
Может Ли Быть Акт И Счет Фактура Разными Датами
На основании статьи 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 166 НК РФ, на установленные данной статьей налоговые вычеты. И по общему правилу его выставляют только плательщики данного налога. А «упрощенцы» таковыми не являются (п.
Счет-фактура датирован числом фактической отгрузки товара, выполнения работы, оказания услуги. Согласно статье 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению у покупателя в установленном порядке. Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 указанной статьи, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.
Составлять счет-фактуру надо…
Счет-фактура — документ, который подтверждает правильность исчисления НДС. Обязанность составлять счета-фактуры возникает, в частности, при совершении операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от уплаты НДС) в соответствии со ст.149 Налогового кодекса (п.3 ст.169 НК РФ).
От исполнения обязанностей налогоплательщиков могут быть освобождены фирмы и предприниматели, у которых за три предшествующих последовательных календарных месяца выручка от реализации не превысила одного миллиона рублей. Тем не менее освобождение от уплаты НДС по этой статье Налогового кодекса еще не значит, что фирма перестает быть налогоплательщиком по этому налогу. А значит, фирма должна выставлять счета-фактуры. Если фирма освобождена от уплаты НДС или речь идет об операциях, не подлежащих налогообложению, в счетах-фактурах делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)» (п.5 ст.168 НК РФ).
Впрочем, для покупателя такой счет-фактура бесполезен — ведь ставить в зачет все равно нечего. А вот для фирмы-продавца отсутствие этого документа может обернуться штрафом.
Налоговая ставка по НДС и сумма налогообложения (база)
Ставка налогообложения – 0%, 10% или 20%. Но нужно знать не только ее, но и налоговую базу.
Для расчета налога используются формулы:
НБ * ставку = НДС на реализацию;
исчисленный при реализации налог – «входной» (на вычет) + восстановленный = к уплате.
НБ определяется на наиболее раннюю из дат:
- день полной или частичной оплаты;
- день отгрузки или передачи.
Вычету по сбору подлежат суммы:
- уплаченные при ввозе товаров из стран Таможенного союза;
- внесенные при ввозе на территорию страны в там. процедурах выпуска для: а) потребления внутри страны; б) временного ввоза; в) направления на переработку вне территории таможни;
- предъявленные поставщиками или подрядчиками.
Когда выписывается счет-фактура? Сроки и требования
Срок выписывания счет-фактуры – это 5 КАЛЕНДАРНЫХ дней, отсчитывающихся с момента:
- получения субъектом полного или частичного аванса;
- отгрузки товара;
- передачи имущества или имущественных прав.
Обратите внимание, что день отгрузки товара считается! В письме от 13.08.2014 № 03-07-15/40302 Минфин затронул вопрос сроков и указал основные моменты.
Что будет, если не успеете выставить СФ в установленные временные отрезки? Можно ли в таком случае организации воспользоваться правом на вычет? Официальная позиция властей представлена в п. 2 и пп. 1 п. 5 статьи 169 НК РФ (и дублируется в письмах Минфина).
Но бухгалтеры советуют выставлять СФ «с просрочкой» и пользоваться правом на вычет по НДС. Причина в том, что НК не устанавливает конкретную зависимость между соблюдением сроков и вычетом по налогу.
На практике с «просрочками» по СФ могут возникнуть проблемы из-за «стыка налоговых периодов». Это ситуация, когда нужно было выставить документ, к примеру, в 4-м квартале (до 31 декабря), но это делают в начале января, т.е. переносят на 1-й квартал. Результат – ответственность по ст. 120 НК. Наступает за грубое нарушение правил учета. Санкция зависит от тяжести содеянного:
- до 10 000 рублей штрафа – при обнаруженном первом нарушении;
- не более 30 000 руб. – при нарушениях, допущенных в 2, 3, 4 и более налоговых периодах;
- 20% от суммы неуплаченного субъектом налога (но минимум 40 000 р.) – те же деяния, повлекшие занижение НБ.
Акт выполненных работ и счет-фактура оформлены разными датами: насколько это критично?
В сложившейся хозяйственной практике в пакет документов, сопровождающих сделку, включают счет, счет-фактуру и акт выполненных работ. Такой набор бумаг бухгалтерия подшивает после того, как работы приняты заказчиком и в учете произведены необходимые операции.
Возникает вопрос: если все три документа относятся к одной сделке, должны ли они оформляться одной датой или могут расходиться во времени? И если да, то насколько критично это расхождение?
Законодательство не содержит требования о том, чтобы даты в акте выполненных работ и в счете-фактуре совпадали. А дата выставления такого документа, как счет, вообще не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что счет не признается первичным документом в бухучете, да и для налогового учета он не имеет никакого значения. Исполнитель выставляет его заказчику по своему усмотрению или в сроки, прописанные в договоре. То есть совпадение в датах счета, счета-фактуры и акта выполненных работ допустимо, но не обязательно.
Что нужно учесть в ситуации, когда акт и счет-фактура оформлены разными датами?
Дата в акте выполненных работ — важный элемент, влияющий на достоверность формирования информации в бухгалтерском учете. Этой датой в учете заказчика признаются расходы в размере стоимости выполненных работ, согласованной сторонами. В учете исполнителя этой же датой отражается выручка от реализации работ и признаются связанные с исполнением обязательств по договору расходы.
Дата счета-фактуры влияет на своевременность получения заказчиком работ вычета по НДС. Она определяется по нормам п. 3 ст. 168 НК РФ и выбирается из отрезка длиной в 5 календарных дней, отсчитываемых от момента:
- выполнения работ, оказания услуг или отгрузки товаров и продукции;
- получения аванса;
- изменения объема выполненных работ (количества или цены отгруженных товаров).
Получается, что расхождение в датах является нормальной ситуацией, ограниченной временными рамками. Что будет, если нарушить 5-дневный срок или оформить не авансовый счет-фактуру ранее, чем работы будут выполнены и приняты заказчиком? Такая календарная чехарда, если она происходит на границе налоговых периодов, может вызвать претензии контролеров и стать поводом для штрафа.
О размерах штрафов при нарушении срока выставления счета-фактуры рассказываем в этом материале.
Способ передачи счета-фактуры исполнителю
Российское законодательство позволяет оформлять с/ф в электронном или бумажном варианте.
Электронная форма доступна, когда обе стороны договорных отношений подключены к Оператору, оказывающему услуги подобного рода. Исполнитель и заказчик должны иметь необходимое техническое оснащение для электронной передачи и приемки документов через ТКС. Сторонам нужно обладать усиленной квалифицированной электронной подписью для заверения документов. Кроме того, сторонам нужно составить и подписать письменный вариант соглашения о том, что обмен счетами-фактурами будет производиться в электронном виде. Если все эти условия соблюдены, то счета-фактуры могут передаваться электронно. Исправляться и корректироваться они также могут через ТКС, что гораздо быстрее и удобнее.
Бумажная форма доступна всем желающим. Если стороны используют бумажный обмен документами, то исполнителю счет-фактуру нужно составлять в двух экземплярах. Первый с подписью главбуха и руководителя будет передан заказчику для использования при возмещении налога. Второй будет зарегистрирован в Книге продаж исполнителя и направлен на хранение.
В каких случаях ФНС может отказать в вычете?
При получении счета-фактуры от исполнителя заказчику следует проверить наличие всех обязательных реквизитов, верность их отражения.
Отсутствие или неверное указание некоторых реквизитов в с/ф может повлечь за собой отказ налоговой в вычете.
Например, ошибки в написании ИНН и КПП сторон является поводом для непринятия с/ф.
Также серьезной ошибкой будет неверное написание валюты платежа или ее код.
Отказ в возмещении налога поступит, если невозможно будет точно идентифицировать услуги, заявленные исполнителем. Услуги должны быть не только поименованы, должно присутствовать указание на документ, определяющий порядок оказания, выполнения или сдачи этих услуг. Детализация должна быть достаточной для верного определения вида услуг и их характера.
Примеры формулировок наименования услуг:
- ремонтные работы по акту №12 от 01.09.2016;
- услуги бухгалтерского сопровождения по договору №1 от 01.02.2016;
- услуги по маркетинговому исследованию рынка строительных материалов за апрель – июнь 2016.